Десятки важных заготовок
Работа с различными документами неотъемлемая часть функционирования любой компании. Ежедневно выпускаются приказы, составляются акты, выписываются накладные и составляются отчеты. Объем документооборота напрямую зависит от деятельности и размера фирмы и может иметь весьма большой объем, достойный поддержи отдельной службы. Системы электронного документооборота давно стали привычной частью работы, но полностью бумагу они вытеснить не могут по целому ряду причин. Печать бланков документов все так же актуальна.
Решить вопрос с подготовкой бланков можно двумя путями:
- Печатать самостоятельно по мере необходимости. В этом случае всегда можно подкорректировать форму документов (если, конечно, она не регламентирована внутренними стандартами организации). Минусы: лишняя нагрузка на сотрудников при большом объеме печати различных бланков и ограниченность в технической возможности. Например, на типичном офисном принтере не получится работать с тонкой и дешевой писчей бумагой или с плотными дорогими листами для представительских нужд.
- Заказывать у фирмы с типографским оборудованием. Во-первых, это дешевле. Профессиональное копировальное оборудование способно снизить себестоимость визиток, бланков документов и прочей печатной продукции до минимума, особенно если заказывать их большими партиями. Обычно, каждая следующая тысяча изделий уменьшает стоимость каждого на десять-двадцать процентов. Можно сразу заказать их на целый год и больше не вспоминать о необходимости допечатывания. Во-вторых, можно выполнить печать на любой бумаге: от дешевой до элитной. Как правило, приказы по организации и ежедневные рабочие служебные записки печатаются по разной форме, и большое значение уделяется внешнему виду первых. То же касается и официальных писем деловым партнерам и в органы государственной власти.
Какой из этих двух подходов к печати популярнее - сказать трудно, но более-менее большим организациям, имеющим свой документооборот, выгодно работать с полиграфией.
Как выстраивается работа
Прежде всего, стоит выстраивать постоянные отношения с фирмой-исполнителем. Типографские услуги многообразны, начиная от визиток до распространения pos материалов, а постоянное и крепкое сотрудничество оказывается дешевле и проще.
Печать бланков документов лучше производить сразу в большом объеме. Например, в конце четвертого квартала заказать все недостающие формы на следующий год. Большие заказы всегда дешевле, к тому же можно сразу оговорить упаковку бланков в требуемом количестве и доставку её заказчику. Это позволит снизить участие покупателя и забыть о заготовках для документов на долгое время. При необходимости всегда можно дозаказать требуемые номенклатурные единицы бланков и прочей печатной продукции.
Срок исполнения заказа в данном случае мал. Специализированная техника способна тиражировать документ со скоростью порядка трехсот копий в одну минуту. Значит, даже печать партии в тысячи единиц не заставит себя долго ждать.
Применение особых типографских красок позволит достичь изображений высокой четкости и устойчивых к истиранию или смазыванию.
Выбор исполнителя
Самой сложной задачей для заказчика является поиск исполнителя, которому можно доверить печать бланков документов. В Интернете или СМИ можно найти большое количество предложений услуг по рекламе, но уровень исполнения и система ценообразования достаточно сильно различаются.
Предпочтительны компании имеющие историю работы в регионе, положительную репутацию и достаточно большую производственную базу. Количество различных услуг по печати хороший показатель: проще работать с фирмами, предоставляющими целый спектр работ.
Большинство компаний, занимающихся полиграфией так же предоставляют услуги по разработке различных бланков. Если массовые внутренние документы не так сильно нуждаются в услугах профессионального дизайнера, то фирменные листы призваны иметь должный вид. Отправляя официальное письмо, вряд ли кто-то захочет придать ему дешевый и неаккуратный вид. Добротный материал и красивый продуманный дизайн официального бланка помогут составить положительное представление об отправителе.
Смотрите также: